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Requisitos de las facturas para justificar una subvención de cooperación

Ya comentamos en el post anterior “Dificultades en la justificación de subvenciones” los problemas derivados de una normativa opaca como la actual en materia de justificación de subvenciones de cooperación. Sin embargo, no siempre el origen del problema es el marco jurídico y, para desgracia de nuestra entidad, los errores parten de las facturas que hemos presentado. En ocasiones creemos que lo entregado es correcto ya que el proveedor correspondiente nos dio esa documentación y, por tanto,  la consideramos incuestionable. No obstante, la experiencia nos demuestra que detrás de las empresas hay personas, y por tanto, vuelve a aparecer el error humano. Para evitar estos problemas, no nos quedará otra solución que la de ejercer de “inspectores” nada más recibir las facturas. Veamos qué tipo de requisitos se establecen en España para las facturas ordinarias y simplificadas dentro del Reglamento 1619/2012 de obligaciones de facturación:

 

Facturas ordinarias

– Número, y si existiera, serie.

– Fecha de su expedición.

– Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

– Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en determinadas situaciones.

– Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

– Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto (definido por los artículos 78 y 79 de la Ley del Impuesto) correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

– El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

– La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

– La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

– En el supuesto de que la operación esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.

– En las entregas de medios de transporte nuevos a que se refiere el artículo 25 de la Ley del Impuesto, deberá figurar la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

– En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de este Reglamento, la mención «facturación por el destinatario».

– En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, deberá llevar la mención «régimen especial de las agencias de viajes».

– En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

– Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura cuando se documenten operaciones que estén exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido y otras en las que no.

 

Facturas simplificadas

– Número y, en su caso, serie.

– La fecha de su expedición.

– La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

– Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.

– La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

– Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido».

– Cuando en una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.

– Contraprestación total.

– Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar el Número de Identificación Fiscal y el domicilio del destinatario de las operaciones.

– Deberá consignarse, en su caso, la cuota tributaria que se repercuta, y deberá reflejarse por separado.

 

Otros países y circunstancias

Al margen de estos requisitos que son de aplicación en España, conviene recordar que financiadores como la AECID tienen en cuenta las circunstancias especiales y sobrevenidas de determinados países y puede autorizarse –siempre de forma previa- la emisión de recibos por parte de la entidad beneficiaria siempre que se motive de forma razonada (ejemplo obtenido de la Resolución de 31 de Octubre de 2011). Si a pesar de esto existiera algún gasto para el que no hubiéramos conseguido factura, podremos revisar la normativa del país correspondiente ya que, en ocasiones, la ley local contempla la no emisión de facturas para determinados importes o servicios. Este detalle es importante dado que en las subvenciones para la cooperación suele respetarse el marco jurídico de cada país.